Brief là thuật ngữ vô cùng phổ biến trong lĩnh vực truyền thông – quảng cáo, nó còn được xem là chìa khóa thành công của mọi chiến dịch Marketing. Bạn đã biết hết những khái niệm liên quan tới thuật ngữ này chưa? Nếu chưa thì hãy tham khảo hết bài viết hôm nay của Peakads nhé!!!
1/ Brief là gì?
Brief là bản tóm tắt mà khách hàng cung cấp cho các công ty dịch vụ marketing (agency), trong đó chứa nhiều thông tin cần thiết để đơn vị agency hiểu và thực hiện được nó. Brief được trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau như văn bản, lời nói… tuy nhiên brief được thể hiện phổ biến nhất là bằng Powerpoint.
Brief là giữ một vai trò quan trọng để giúp các đơn vị Agency hiểu rõ hơn về đối tượng khách hàng của mình. Nếu không có một bản Brief hoàn chỉnh, đầy đủ thì chiến dịch marketing đó có thể đi sai hướng hoặc không phù hợp với yêu cầu của khách hàng, tiêu tốn một khoảng thời gian và tiền bạc của cả Client và Agency.
2/ Những loại Brief được sử dụng phổ biến hiện nay
Brief gồm hai loại chính là:
2.1/ Creative Brief
Được xem là bản tóm tắt thông tin được sử dụng trong nội bộ của Agency do một Account phụ trách viết cho Creative Team. Bản Creative Brief này có mục đích cung cấp thông tin, yêu cầu chi tiết nhằm khơi gợi khả năng sáng tạo cho Creative Team thực hiện dự án một cách trơn tru, mới mẻ và đột phá nhất có thể.
Nội dung chính của Creative Brief gồm:
- Job Description: Mô tả công việc cụ thể.
- Target Audience: Thông tin khách hàng mục tiêu.
- SMP (Single – Minded – Proposition): Điểm khác biệt nhất của sản phẩm có tác động lớn tới khách hàng.
- Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng sau khi chiến dịch diễn ra.
- Budget: Ngân sách dành cho chiến dịch.
2.2/ Communication Brief:
Là một bản tóm tắt thông tin được sử dụng giữa Client (khách hàng) và bộ phận Account của công ty Agency. Trong bản này sẽ trả lời đầy đủ các câu hỏi What, When, Why, Who, How về thương hiệu, sản phẩm hay dịch vụ để bộ phận Agency biết để đưa ra chiến lược phù hợp.
Communication Brief gồm có các nội dung chi tiết sau:
- Project: Mục đích thực hiện dự án
- Client: Đơn vị đầu tư
- Brand: Thương hiệu. Đây là tổng hợp những thông tin, giá trị liên quan đến sản phẩm và thương hiệu đó.
- Project description: Phần mô tả chi tiết về các yêu cầu, mục đích của dự án.
- Brand background: Nội dung nền tảng về thị trường, đối thủ cạnh tranh,…
- Objectives: Mục tiêu tiếp thị tương ứng với từng chiến lược truyền thông sẽ triển khai trong dự án.
- Target Audience: Tệp khách hàng mục tiêu sẽ hướng đến.
- Coverage: Địa bàn thực hiện.
- Budget: Dự thảo nguồn ngân sách phục vụ cho dự án
- Timing: Sắp xếp, phân chia thời gian thích hợp khi trình bày ý tưởng.
3/ Những yếu tố cần lưu ý khi viết Brief
3.1/ Hướng đến sự ngắn gọn, xúc tích
Bản brief hoàn hảo luôn là sự cân bằng sao cho thông tin vừa phải đầy đủ vừa phải ngắn gọn và dễ hiểu. Điều này đòi hỏi bạn chọn lọc thông tin kỹ càng, xử lý chúng và sau đó sắp xếp thành một bản Brief chỉn chu.
Yếu tố cốt lõi của bản Brief là bạn phải biết cách sử dụng thông tin chính của thương hiệu và thể hiện rõ ràng chúng vào bản Brief. Đặc biệt, bạn phải đặt mục tiêu và trách nhiệm cần đảm bảo trên từng công việc cụ thể, đây sẽ là bước quan trọng giúp chiến dịch của bạn luôn đi đúng hướng.
Hiểu theo khía cạnh khác, bạn có thể dựa vào hình thức đặt câu hỏi cho các bên liên quan và phân tích, tổng hợp những câu trả lời này để chuyển hóa thành các chi tiết thành phần có tính khả thi, thiết thực. Cụ thể các câu hỏi đó là:
- Vấn đề gì cần được giải quyết?
- Những đối tượng mục tiêu của bạn là ai?
- Các sản phẩm, dịch vụ hoặc những giải pháp nào sẽ giải quyết được vấn đề cốt lõi?
3.2/ Làm rõ mục tiêu của bạn
Bí quyết để làm cụ thể hóa từng mục tiêu của bạn là tổng hợp các câu trả lời của những câu hỏi sau:
- Tại sao bạn cần triển khai dự án này?
- Bạn đặt kỳ vọng ra sao và mong muốn nhận được điều gì từ dự án?
- Mục tiêu bạn hướng đến là gì? Tiêu chí của người tiêu dùng là gì?
- Có vấn đề nào xảy đến mà bạn đang cố phải giải quyết không?
- Sử dụng phương pháp nào đo lường, đánh giá mức độ thành công?
Bám sát theo hệ thống những câu hỏi này sẽ giúp bạn tìm ra hướng đi đúng đắn, thích hợp nhất cho bản Brief. Từ đó, người thiết kế có thể hiểu rõ mục tiêu cốt lõi của công ty và đề ra những chiến thuật tối ưu để giải quyết chúng.
3.3/ Liệt kê cụ thể những bên liên quan chính
Một bản phác thảo Brief độc đáo, chuyên nghiệp cần rõ ràng trong định hướng ai là người “chèo lái con thuyền” và ai là người kết nối trực tiếp trong trường hợp xảy ra sự cố.
Thành viên trong team có thể sẽ bối rối khi không biết ai là người cần liên hệ khi những bên liên quan đến dự án không được đề cập trong bản brief. Vì vậy, để tránh mất thời gian và công sức của mọi người, bạn nên điền đầy đủ thông tin của những bên liên quan. Chọn ra các bên liên quan chính sẽ là một phần hoạt động của quy trình và đảm bảo chúng được liệt kê tương ứng với từng phần trong bản Brief.
3.4/ Xác định và phân tích đối thủ cạnh tranh
Điều này sẽ giúp ích trong việc thông báo và điều hướng cho nhà thiết kế sẽ thực hiện. Như vậy, việc phân tích đối thủ cạnh tranh trong bản Brief là cách để bạn xác định hướng đi tích cực trong việc tạo nên bản kế hoạch hoàn chỉnh ngay từ nền móng đầu tiên.
3.5/ Cân chỉnh thời gian hợp lý
Thời gian được xem là “xương sống” để định hình kết quả, cũng như là cơ sở để Agency tuân thủ triển khai dự án đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng. Do đó, mốc thời gian cần được cân chỉnh hợp lý và trình bày chi tiết, rõ ràng trong bản Brief. Nếu bạn không đặt ra thời gian cụ thể tương ứng với từng giai đoạn, dự án rất dễ bị trì hoãn trong việc thực hiện và có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình trong giai đoạn kế tiếp của dự án.
3.6/ Chủ động về ngân sách
Mọi dự án dù có quy mô nhỏ hay lớn đều cần một lượng ngân sách để thực hiện. Do vậy, khi lập bản Brief, bạn nên thiết kế ngân sách trừ hao để kịp thời xử lý trong những trường hợp bất ngờ phát sinh.
Trong ngân sách thiết lập cho dự án, bạn hãy chú ý nêu ra trong bản tóm tắt và trao đổi thật kỹ lưỡng với bên đối tác của bạn. Trường hợp ngân sách ước tính của bạn vượt quá so với ngân sách của đối tác, hãy nhanh trí trao đổi và đồng ý với các kỳ vọng thực tế, phân phối và chi phí dự án trước khi bắt đầu.
